Équipe : workflows d’équipe et boîtes partagées

Loop & Roll est pensé pour une équipe. Un workflow d’équipe est visible de tous les membres et travaille sur les boîtes partagées (la boîte de l’ADV, celle de la comptabilité) ; un workflow personnel ne concerne que vous et vos propres boîtes — « mes mails à moi ».

Workflow d’équipe ou personnel

	Workflow d’équipe	Workflow personnel
Qui le voit	tous les membres de l’organisation	vous seul (même un administrateur ne le voit pas)
Qui le modifie	les administrateurs et les éditeurs	vous
Qui le publie, le met en pause, le met hors ligne	les administrateurs	vous
Qui lance un essai	tous les membres	vous
Les boîtes qu’il écoute et depuis lesquelles il écrit	les boîtes partagées	vos boîtes personnelles
Les connexions qu’il utilise	les connexions de l’organisation	celles de l’organisation et les vôtres

Un nouveau workflow est d’équipe par défaut quand vous êtes administrateur ou éditeur — y compris depuis un template, l’assistant ou l’analyseur. Un membre crée des workflows personnels. Le choix se fait dans Nouveau workflow → Partir de zéro (« Pour qui : l’équipe / moi seul »).

La liste des workflows montre la portée de chacun (badge Équipe ou Personnel) et se filtre par portée.

Partager un workflow personnel. Menu « … » de la carte → Partager avec l’équipe. Le workflow devient visible de tous ; s’il est publié, il écoute désormais les boîtes partagées, et le partage est refusé tant que sa version en ligne écrit depuis une de vos boîtes personnelles ou utilise une de vos connexions personnelles (changez-la, republiez, puis partagez).

Rendre un workflow d’équipe personnel est un geste d’administrateur (menu « … » → Rendre personnel).

Ce qu’un workflow d’équipe peut utiliser

Un workflow d’équipe n’utilise que des boîtes partagées et des connexions de l’organisation : il ne doit pas cesser de fonctionner au départ d’un collègue, ni écrire en son nom sans qu’il le sache. L’éditeur signale une boîte ou une connexion personnelle sur le champ concerné, l’enregistrement la refuse quand vous venez de la choisir, et la publication la refuse toujours.

Le déclencheur Mail reçu a un réglage Boîte écoutée : vide, il écoute toutes les boîtes de la portée du workflow (toutes les boîtes partagées pour un workflow d’équipe) ; renseigné, il n’écoute qu’elle. Pour écouter deux boîtes précises, ajoutez deux déclencheurs.

Les rôles

Rôle	Peut
Membre	voir les workflows d’équipe et lancer des essais ; traiter la Revue et voir l’activité des boîtes partagées qui lui sont ouvertes ; créer et publier ses workflows personnels
Éditeur	tout ce que peut un membre, plus créer et modifier les workflows d’équipe — sans les publier
Administrateur	tout : publier, mettre en pause et hors ligne les workflows d’équipe, gérer les membres, partager les boîtes et régler leurs accès, et l’ensemble de la page Administration

Le rôle se choisit à l’invitation et se change dans Administration → Membres. Un éditeur prépare un workflow, le teste, puis demande à un administrateur de le publier : le bouton Publier lui reste visible, grisé, avec cette raison.

Les boîtes partagées

Une boîte de service se connecte comme toute boîte, par l’administrateur, depuis la page Boîtes (Gmail, Microsoft 365 ou IMAP). Il la partage ensuite depuis Administration → Boîtes partagées, puis choisit, membre par membre, qui y a accès. Les administrateurs y ont accès d’office.

Avoir accès à une boîte partagée, c’est :

• la voir dans le webmail, lire ses fils et écrire depuis elle ;
• traiter ses brouillons dans la Revue ;
• voir ses exécutions dans l’Activité ;
• pour un éditeur, la choisir comme boîte écoutée ou boîte d’expédition dans un workflow d’équipe.

Sans accès, la boîte n’existe pas pour le membre : elle n’apparaît nulle part. Déconnecter, supprimer, partager ou rendre personnelle une boîte partagée sont des gestes d’administrateur. Une boîte personnelle reste visible de son seul propriétaire, administrateurs compris.

La Revue et l’activité d’équipe

Un brouillon produit sur une boîte partagée apparaît dans la Revue de tous ceux qui y ont accès. Une seule décision suffit : le premier qui envoie, modifie, écarte ou reporte le brouillon le traite pour tous ; celui qui arrive après lit « Ce brouillon a déjà été traité par Camille ». Le journal d’envoi garde qui a décidé.

Dans l’Activité, les administrateurs et les éditeurs voient toutes les exécutions des workflows d’équipe ; un membre voit celles des boîtes qui lui sont ouvertes, et celles qui ne touchent aucune boîte (planification, webhook). L’échec d’un workflow d’équipe est notifié aux administrateurs et aux éditeurs — ceux qui peuvent le corriger.

Traçabilité

Chaque workflow garde qui l’a créé, qui l’a modifié en dernier et qui a publié chaque version. Le journal d’audit (Administration → Journal) trace les changements de rôle, de portée d’un workflow, de portée d’une boîte et de ses accès.

Migrer une instance existante

Une instance installée avant les workflows d’équipe garde ses workflows et ses boîtes personnels. L’exploitant les passe en équipe avec la ligne de commande de l’instance, en commençant toujours par un essai à blanc :

node dist/cli.js workflows:scope --to organization --import-prefix ps- --dry-run
node dist/cli.js workflows:scope --to organization --import-prefix ps-
node dist/cli.js mailboxes:share --address adv@exemple.fr --members marie@exemple.fr,paul@exemple.fr

workflows:scope sélectionne par --all, par préfixe de clé d’import (--import-prefix) ou par propriétaire (--owner) ; mailboxes:share partage une boîte connectée et ajoute des accès sans en retirer. Les deux se rejouent sans effet de bord.