Données sensibles

Un mail sur la santé, la vie privée ou les convictions de quelqu’un n’a rien à faire dans un prompt d’IA, ni dans un rapport d’analyse. Loop & Roll lit chaque mail avant de l’envoyer à un modèle d’IA et met ces contenus de côté. Ils sont comptés, par catégorie, et jamais cités.

Ce qui est filtré

Les catégories particulières de l’article 9 du RGPD, les condamnations pénales et la vie privée manifeste, en français et en anglais :

Catégorie	Par exemple
Santé	un arrêt maladie, un certificat médical, un rendez-vous chez le médecin, une maladie, une grossesse, un handicap, la santé mentale
Vie sexuelle et orientation	l’orientation sexuelle, l’identité de genre, la vie sexuelle
Origine raciale ou ethnique	les origines de quelqu’un, des propos racistes
Opinions politiques	le militantisme, l’appartenance à un parti, un vote déclaré
Convictions religieuses ou philosophiques	une pratique religieuse, un congé pour une fête religieuse, la franc-maçonnerie
Appartenance syndicale	délégué syndical, adhésion, cotisation syndicale
Données génétiques et biométriques	un test ADN, une analyse génétique
Condamnations et procédures pénales	un casier judiciaire, une garde à vue, une condamnation
Vie privée et intime	un mail amoureux, des photos intimes, des violences conjugales, un divorce et la garde des enfants

Les identifiants personnels — numéro de sécurité sociale, IBAN, numéro de carte — ne font pas écarter un mail : une facture reste une facture. Ils sont masqués avant tout envoi ([redacted-iban]).

Le filtre cherche des tournures, pas des mots. « Mutuelle santé », « le projet est en bonne santé », « certificat SSL », « une enceinte Bluetooth » ou une offre d’emploi qui dit « sans distinction de religion ou d’orientation sexuelle » ne sont pas filtrés.

Comment il fonctionne

1. Des règles locales, sur votre instance, lisent l’objet et le contenu de chaque mail. Aucun appel réseau, rien ne sort de l’instance. Chaque détection porte une ou plusieurs catégories et un niveau de confiance.
2. En option, une vérification par l’IA : un petit modèle relit un extrait nettoyé de 420 caractères au plus — jamais le mail entier, sans adresse, ni téléphone, ni identifiant. C’est toujours le fournisseur d’IA de l’instance ou la connexion OVHcloud, avec un modèle économique (par défaut gpt-oss-20b chez OVHcloud), jamais Anthropic. Elle a trois niveaux, voir « Les réglages » plus bas. Un mail que les règles jugent sensible n’est jamais envoyé au modèle pour confirmation.

Dans l’analyse de boîte

Un mail sensible est écarté de l’analyse : il n’est ni groupé, ni cité dans le rapport, ni envoyé à l’IA, ni proposé comme exemple. Le rapport dit seulement combien de mails ont été écartés, par catégorie — par exemple « 4 mails écartés car sensibles (Santé 3, Appartenance syndicale 1) ». Un expéditeur dont la plupart des mails ont été écartés n’apparaît pas parmi les principaux expéditeurs.

Quand les règles hésitent et que la vérification par l’IA ne tranche pas (niveau « règles seules »), l’analyse écarte le mail par prudence : un mail de moins dans un échantillon ne coûte rien.

Il en va de même des outils de lecture de boîte de l’assistant, et des exemples proposés pour un prompt de catégorisation.

Dans les workflows

Les cinq nœuds IA — Catégoriser, Extraire, Résumer, Rédiger (IA) et Instruction libre (IA) — vérifient le mail déclencheur et le contenu qu’ils s’apprêtent à envoyer. S’il est sensible, le nœud n’appelle pas le modèle et l’exécution s’arrête, avec le code ai.sensitive_content et la catégorie détectée. Rien ne part, ni au modèle ni plus loin dans le workflow. Le mail reste dans la boîte, à traiter à la main. L’exécution apparaît dans Activité › À traiter.

Pour orienter ces mails plutôt que de s’arrêter, réglez Si l’échec persiste du nœud sur Suivre la sortie Erreur (voir Erreurs et rejeu) : la sortie Erreur reçoit le code ai.sensitive_content et peut mener à une approbation ou à un dossier de traitement manuel.

Les consignes que vous écrivez dans un nœud (catégories, descriptions, consignes de réponse) ne sont pas filtrées : une catégorie « Arrêt maladie » dans un tri RH trie les factures comme d’habitude.

Quand les règles hésitent et que la vérification par l’IA ne tranche pas, un workflow laisse passer le mail : arrêter un traitement métier sur un mail anodin coûterait plus qu’il ne protège.

Les réglages

Administration › Données sensibles, pour les administrateurs :

• Filtrer les données sensibles — activé par défaut. Le désactiver est inscrit au journal d’audit.

• Vérification par l’IA — une option, par instance, à trois niveaux :

  1. Règles seules (par défaut) : aucun appel à une IA. Les règles attrapent environ 65 à 70 % des tournures qu’elles ne connaissaient pas ;
  2. Règles + IA sur les doutes : le petit modèle ne tranche que les cas où les règles hésitent ;
  3. Règles + IA sur tous les messages : l’analyse de boîte et les audits envoient chaque message au modèle, après nettoyage, même quand les règles n’ont rien trouvé. C’est ce qui augmente le rappel. Les workflows, l’évaluation et les outils de l’assistant restent au niveau « doutes » au plus : un appel de modèle par étape ou par message d’un chat ajouterait de la latence et du coût sur un chemin que l’on veut rapide.

  L’écran indique le coût estimé (de l’ordre de quelques centimes pour 1 000 messages au niveau 3, et quelques minutes de plus pour une grande analyse) et le modèle utilisé. Ces appels sont mesurés à part (usage « vérification des données sensibles ») et décomptés de vos crédits IA si la connexion vient de la plateforme. Sans connexion IA éligible (OVHcloud, OpenRouter, Ollama ou OpenAI), l’option ne s’active pas et l’écran le dit. Si le modèle ne répond pas, un doute est traité comme sensible ; un mail que les règles jugeaient clair reste clair. Chaque changement de niveau est inscrit au journal d’audit.

• Exceptions par workflow — un workflow qui traite volontairement des données sensibles, comme un tri RH, peut être exempté. L’organisation en assume la responsabilité : le workflow exempté envoie son contenu à l’IA sans filtre ni masquage, et chaque mail sensible qu’il laisse passer est inscrit au journal d’audit.

La page montre aussi ce qui a été filtré sur les 30 derniers jours, par catégorie et par endroit (analyse, assistant, workflows, évaluation). Des nombres seulement : jamais un objet, un expéditeur ni un contenu.

Ce qui est tracé

Chaque mise à l’écart est inscrite au journal d’audit avec sa catégorie, son nombre et ce qui était analysé — jamais un mot du mail. Changer le réglage ou le niveau de la vérification par l’IA, accorder ou retirer une exception sont tracés aussi. Sur une instance gérée, le rapport d’usage compte les mails filtrés par catégorie et par endroit.

Les limites

Un filtre automatique n’est jamais parfait, et Loop & Roll ne prétend pas le contraire :

• il peut laisser passer une tournure qu’il ne connaît pas, ou une allusion que seul un humain comprendrait ;
• il peut écarter de l’analyse un mail anodin quand un indice est ambigu ;
• il ne lit que le français et l’anglais ;
• il lit du texte : un arrêt maladie scanné sans texte, une image, ne sont pas analysés ;
• il protège ce qui part vers l’IA et ce que montrent les rapports, pas la boîte elle-même : le webmail affiche les mails tels qu’ils sont ;
• un workflow exempté n’est pas filtré du tout.

Le filtre réduit fortement le risque d’envoyer une information privée à une IA. Il ne remplace ni le périmètre — pour tenir un expéditeur ou un domaine entier à l’écart des workflows, excluez-le — ni la vigilance de ceux qui construisent les workflows.